Prescription médicale, justificatifs, télétransmission, suivi des règlements… Pour un taxi conventionné, la facturation des transports de patients demande autant de rigueur que d’organisation. Comment préparer ses dossiers et éviter les allers-retours administratifs ? Voici les étapes essentielles.
TAP : de quels transports parle-t-on ?
Le transport assis professionnalisé, ou TAP, peut être réalisé par un taxi conventionné ou un véhicule sanitaire léger (VSL). Le médecin prescrit le mode de transport adapté à l’état de santé et à l’autonomie du patient.
Un déplacement vers un établissement de soins n’est donc pas automatiquement remboursable. La prise en charge dépend de la situation du patient et du respect des conditions de l’Assurance Maladie. Source : Assurance Maladie.
Pour le taxi conventionné, l’enjeu est double : assurer le transport et constituer un dossier de facturation cohérent avec la prestation réalisée.
1. Vérifier la prescription avant le transport
La prescription médicale constitue une pièce centrale du dossier. Elle doit, en principe, être établie avant le transport, sauf exception prévue en cas d’urgence médicale. Certains transports nécessitent également un accord préalable.
Une affection de longue durée (ALD) ne suffit pas, à elle seule, à ouvrir systématiquement droit à la prise en charge du transport. Des conditions particulières s’appliquent. Source : prescription médicale de transport.
Avant la course, prenez donc le temps de vérifier les documents disponibles et de faire clarifier les informations manquantes. Cela permet de repérer une difficulté avant de préparer la facture.
2. Recueillir les informations au fil des trajets
La facturation devient plus simple lorsque les informations sont enregistrées au moment du transport.
Adoptez une fiche de suivi pour chaque course, avec notamment :
- la date et les horaires ;
- les lieux de départ et d’arrivée ;
- le véhicule et le conducteur ;
- les kilomètres parcourus avec le patient ;
- le nombre de patients transportés ;
- les justificatifs associés au dossier.
Ces éléments contribuent à la traçabilité du transport et à la préparation de la facture. La convention encadre les informations à transmettre à l’Assurance Maladie. Source : convention-cadre des taxis conventionnés.
Le bon réflexe : rattacher immédiatement chaque document au bon patient et au bon trajet, plutôt que de reconstituer les dossiers en fin de mois.
3. Préparer une facture cohérente avec le dossier
Avant de transmettre une facture, rapprochez les informations saisies des documents et des trajets réalisés.
Votre contrôle peut porter sur quatre points :
- Le patient : les informations correspondent-elles au dossier ?
- Le transport : les dates, horaires et lieux sont-ils cohérents ?
- La facturation : les paramètres tarifaires utilisés correspondent-ils aux règles applicables ?
- Les pièces : le dossier est-il complet et lisible ?
Évitez de reprendre les paramètres d’une ancienne facture sans les vérifier. Une course similaire peut présenter des différences qui nécessitent une nouvelle vérification.
4. Organiser la télétransmission et les justificatifs
Préparer la facture, transmettre le lot et adresser les justificatifs sont des étapes à suivre séparément. Une organisation claire permet de savoir ce qui est prêt, ce qui a été envoyé et ce qui reste à compléter.
Les outils évoluent : vérifiez auprès de votre éditeur et de votre caisse les modalités utilisables pour votre activité. Le CNDA a notamment annoncé une suspension temporaire de SEFi Taxis dans le cadre de son adaptation à la nouvelle convention. Il faut donc éviter de considérer SEFi ou SCOR comme accessibles dans les mêmes conditions à tous les taxis. Source : décision du CNDA du 16 mars 2026.
5. Suivre les règlements et traiter les rejets
Une facture transmise doit rester suivie jusqu’à son règlement ou à la résolution de l’anomalie éventuelle.
Un tableau de bord simple peut distinguer :
| Statut | Action à prévoir |
|---|---|
| Dossier incomplet | Récupérer ou clarifier les éléments manquants |
| Prêt à transmettre | Effectuer le dernier contrôle |
| Transmis | Surveiller les retours |
| Rejeté ou à corriger | Identifier le motif et traiter le dossier |
| Réglé | Rapprocher le paiement de la facture |
Lorsqu’un rejet survient, conservez son motif et la trace de la correction apportée. Cette méthode facilite le suivi et aide à repérer les erreurs qui se répètent.
6. Mettre en place une routine administrative
Attendre que les dossiers s’accumulent rend les vérifications plus difficiles. Une routine régulière permet de garder une vision claire de l’activité.
Après chaque journée, rassemblez les informations des courses et classez les documents. À intervalles réguliers, contrôlez les dossiers complets, préparez les transmissions et faites le point sur les règlements.
L’objectif : savoir à tout moment quels dossiers demandent encore une action, sans devoir reprendre l’ensemble de vos courses.
Déléguer la facturation pour vous concentrer sur votre activité
Entre les trajets, les rendez-vous et la gestion du véhicule, le temps consacré à l’administratif peut vite s’accumuler.
On Service accompagne les taxis conventionnés dans la préparation de leurs lots, la télétransmission, le suivi des paiements et le traitement des rejets.
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